Es muy común que una empresa o autónomo disponga de un vehículo o varios vehículos propios (una flota), ya sea en leasing, renting o propiedad, los cuales pone a disposición del trabajador, bien para el desplazamiento en horario laboral porque sea un representante o comercial o un directivo,  o bien para su uso sin delimitación horaria, que suele ser lo habitual. En estos casos el trabajador lo utiliza tanto para su trabajo como en su tiempo libre ¿Cómo afecta esto al empleado? ¿Debe de figurar en su nómina como retribución en especie este uso particular del coche de empresa? ¿Cómo se calcula la retribución en especie del uso del vehículo? … Te contamos en 5 puntos lo que debes de tener en cuenta. 

1. Qué es un coche de empresa
2. Quién puede utilizarlo
3. Debe de ser retribución en especie para el trabajador que lo utiliza en horario no laboral
4. Cómo afecta a su nómina y a su IRPF
5. Avisos de Hacienda
6. Nota de la Agencia Tributaria 2023 (ver)

En líneas generales cuando un vehículo de empresa es utilizado por el trabajador tanto para uso profesional como personal debe de figurar como una retribución en especie, para tener claro en qué casos debe de ser así y cómo debe de repercutirse en su nómina/Declaración de la renta, empecemos por resolver algunas dudas básicas.

1. Qué es un coche de empresa

Básicamente es un vehículo a nombre de la empresa, ya sea en propiedad o con un contrato de leasing o renting (¿Qué diferencia hay entre leasing y renting?), que se utiliza única y exclusivamente para el desarrollo de la propia actividad de la empresa.

En estos casos la empresa puede deducirse los gastos del vehículo, tanto de la compra como del mantenimiento.

¿Y si el vehículo es de un autónomo? Furgoneta frente a turismo

Conviene no confundir dos situaciones distintas. Una cosa es el coche que la empresa cede al trabajador (lo que tratamos en este artículo como retribución en especie) y otra muy distinta es el vehículo que el propio autónomo usa para su actividad y cuyos gastos quiere deducir. En este segundo caso, en 2025 ha habido un cambio de criterio que conviene conocer.

El Tribunal Económico-Administrativo Central, en resolución dictada en unificación de criterio el 24 de junio de 2025, ha suavizado la postura para las furgonetas y vehículos mixtos adaptables. Hasta ahora, el autónomo tenía que demostrar que el vehículo se usaba única y exclusivamente para su actividad, una prueba casi imposible. A partir de este criterio, cuando las características del vehículo (carrocería, rotulación, configuración) y la naturaleza de la actividad apuntan a un uso laboral, se presume que está afecto a la actividad. La carga se invierte: es la Administración la que debe demostrar que se le da un uso fundamentalmente particular si quiere negar la deducción. El marco legal de referencia sigue siendo el artículo 29 de la Ley del IRPF y el artículo 22 de su Reglamento.

Atención al matiz, porque marca toda la diferencia: esto se aplica a furgonetas y vehículos mixtos, no a los turismos. Para un coche convencional, la Dirección General de Tributos mantiene la línea estricta: el uso debe ser exclusivamente profesional y cualquier uso particular, por mínimo que sea, impide deducir los gastos. Y un error muy extendido: rotular el turismo con el logo del negocio no acredita por sí solo la afectación exclusiva.

En la práctica, si trabajas con furgoneta conviene reforzar la presunción con prueba documental: rotulación, facturas de combustible y mantenimiento a nombre de la actividad, coherencia de los desplazamientos con tu trabajo y, a ser posible, disponer de otro vehículo para el uso estrictamente personal.

2. Quién puede utilizarlo

Hay ocasiones en las que la empresa puede “prestar” para el desarrollo del puesto de trabajo el vehículo al empleado, no siendo siempre ni el mismo vehículo ni de manera continua, el empleado hace uso del vehículo cuando lo necesita durante su jornada laboral, pero no se desplaza con el coche de empresa fuera del horario laboral, en este caso no hay dudas ya que el vehículo es propiedad de la empresa y el uso sólo es durante la jornada laboral, no haciéndose uso privado por parte del empleado, por lo que no le afectaría de ninguna manera.

Las dudas surgen cuando la empresa pone a disposición del empleado un vehículo, el cuál utiliza tanto para el desarrollo de su trabajo como para su uso personal, desplazamiento al puesto de trabajo e incluso fines de semana o durante las vacaciones. En estos casos la empresa puede tener una política propia de cesión y uso del vehículo, incluso puede hacer firmar al trabajador una especie de contrato con normas de uso, utilización del mismo, mantenimiento, exclusiones de uso… aunque no suele ser lo habitual, lo normal es que la empresa te facilite el uso y no establezca un control muy exhaustivo del mismo, entendiendo el buen juicio del empleado. Sería conveniente que tanto la empresa como el trabajador se aseguren de las coberturas de la póliza en caso de accidente, puede que el coche se utilice por parte del empleado y de algún familiar de forma esporádica, y éste no esté cubierto por la póliza del seguro de coche de empresa…

3. Debe de ser retribución en especie para el trabajador que lo utiliza en horario no laboral

Tal y como dice el Art.26.1 del Estatuto de los Trabajadores, el salario será la totalidad de las percepciones económicas percibidas por el trabajador por la prestación profesional de servicios, ya sean dinerarias o retribuciones en especie, no pudiendo superar las percepciones en especie el 30% del salario del trabajador.

La empresa debería de imputar una parte del gasto del vehículo como retribución en especie al trabajador, por el uso personal que realiza. Esta parte se debe de reflejar como salario en especie, el cual se declarará en el IRPF junto con el resto de los ingresos del trabajador, y además estas cantidades se tendrán en cuenta en caso de despido ya que el salario en especie también computa para este fin.

Es muy importante disponer de medios de prueba del porcentaje de uso profesional vs particular, como por ejemplo: un libro de registro de kilómetros, una declaración firmada del trabajador, o algún método de geolocalización o uso de herramientas telemáticas, si estas últimas son aceptadas por el trabajador.

4. Cómo afecta a su nómina y a su IRPF

En líneas generales esta retribución en especie se cuantifica anualmente por el 20% del coste de adquisición del vehículo o del valor de mercado en caso de renting/leasing, a lo que se debe de sumar la parte proporcional del IVA y del Impuesto de Matriculación del coche.

Veamos con más detalle cómo debe cuantificarse esto en la nómina del trabajador como retribución en especie y en qué casos habrá una reducción:

• Si la empresa le facilita al trabajador un vehículo del que hace uso profesional y personal, se tendrá que calcular la parte proporcional de ese uso particular que hace el empleado del coche sobre el 20% del valor de este de manera anual. Hacienda considera que cuando el vehículo está a disposición del empleado para su uso fuera del horario laboral es tiempo de uso particular, incluyendo el desplazamiento hasta el trabajo y aunque el coche permanezca estacionado. La clave, por tanto, no es cuánto se usa, sino que se pueda usar.

Por ejemplo: pongamos que el coste del vehículo incluyendo los gastos de matriculación y el IVA, o el valor de este en caso de leasing, son 30.000.-€, en este caso serían: 30.000.- € x 20%= 6.000.-€, si el uso particular es un 80% del tiempo, será 6.000.-€ x 80%= 4.800.-€/12 meses = 400.-€ se tendría que imputar como pago en especie mensual en la nómina del trabajador.  

El criterio que aplica Hacienda: lo que cuenta es la disponibilidad, no los kilómetros

Aquí es donde muchas empresas se equivocan. Es habitual pensar que, si el coche apenas se usa el fin de semana o se hacen pocos kilómetros privados, la retribución en especie debería ser mínima. La Dirección General de Tributos lo ha dejado claro: lo determinante no es el uso real del vehículo, sino la disponibilidad para fines particulares.

Dicho de otro modo: si el trabajador puede usar el coche fuera de su jornada, aunque no lo haga,  ya existe retribución en especie. La Administración no acepta métodos de cálculo basados en horas de utilización efectiva ni en el kilometraje recorrido, porque el parámetro válido es la mera posibilidad de uso privado. Así lo ha reiterado la DGT y lo respalda la jurisprudencia de la Audiencia Nacional.

¿Significa esto que nada puede reducir esa imputación? No exactamente. Sí pueden tener peso elementos como la existencia de otros vehículos personales del trabajador, la naturaleza del puesto o las restricciones de uso pactadas por escrito (por ejemplo, obligación de dejar el coche en la empresa durante vacaciones). Pero ninguno de esos factores, por sí solo, elimina automáticamente la retribución en especie: deben estar documentados y ser coherentes con la realidad para poder defenderse ante una inspección.

Para ganar seguridad jurídica, el Reglamento del IRPF permite a las empresas solicitar a la Agencia Tributaria un acuerdo previo de valoración del ingreso a cuenta de estas retribuciones, evitando sorpresas en una comprobación posterior.

El importe de esta imputación debe de reflejarse en la nómina como salario en especie tanto en la parte de Devengo como en la de Descuentos, y sumarse a la Base Imponible y a la de cotización. Este importe podrá reducirse en caso de que se trate de un vehículo eficiente, con los porcentajes abajo reflejados. 

Al respecto de la Declaración de la Renta, el ingreso a cuenta se declarará en rentas del trabajo, siempre que también se le esté dando uso particular con los % arriba mencionados.  

En caso de vehículos eficientes y siempre que reúnan los criterios recogidos en el Reglamento del IRPF, se podrá reducir:

• Un 20% cuando, adicionalmente, se trate de vehículos híbridos o propulsados por motores de combustión interna que puedan utilizar combustibles fósiles alternativos (auto gas y gas natural). Siempre que el valor de mercado del vehículo, si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 35.000€.
• Y un 30%, cuando se trate de vehículos eléctricos de batería o de autonomía extendida. O también vehículos eléctricos híbridos enchufables con una autonomía mínima de 15 km. Siempre que el valor de mercado del vehículo, si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 40.000€.

5. Avisos de Hacienda a las empresas 

En el despacho hemos recibido varias comunicaciones de Hacienda a nuestros clientes, no es un requerimiento, sólo un recordatorio de que, teniendo vehículos de empresa, si éstos son utilizados por los empleados de modo particular, además de profesional, deben de cumplir con las obligaciones tributarias derivadas de este uso…

La campaña de Hacienda se basa en lo estipulado en el Plan de Control Tributario 2022, y este foco de control sigue plenamente vigente: Hacienda mantiene el cruce de información sobre los vehículos a nombre de empresas y autónomos, tanto en propiedad como en renting o leasing,  y la correcta imputación del uso particular continúa siendo un punto sensible en las comprobaciones. Por eso, más que nunca, conviene calcular bien la disponibilidad, documentar las restricciones de uso y reflejarlo correctamente en la nómina.

Este tema está trayendo de cabeza a muchas empresas ya que suele ser complicado y depende de varios factores y circunstancias como hemos comentado. Lo mejor si es el caso de tu empresa es que consultes con los asesores fiscales y laborales para cuantificarlo adecuadamente y  cumplir con la fiscalidad correcta y reflejarlo en la nómina  como es debido dependiendo de la operativa de los vehículos.

Si tienes alguna duda que no esté resuelta en este artículo puedes escribirnos a info@compromisoempresarial.es, nuestros asesores fiscales te ayudarán en todo lo que me sea posible.